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Titre
Text copied to clipboard!Coordinateur de documents
Description
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Nous recherchons un Coordinateur de documents rigoureux et organisé pour assurer la gestion, le suivi et la circulation efficace des documents au sein de l’organisation. Ce poste joue un rôle central dans la qualité administrative et opérationnelle des activités, en garantissant que tous les documents sont correctement classés, mis à jour, accessibles aux bonnes parties prenantes et conformes aux procédures internes ainsi qu’aux exigences réglementaires applicables. Le Coordinateur de documents intervient souvent en lien avec plusieurs services, tels que les opérations, la qualité, les achats, les ressources humaines, les équipes projets ou encore la direction, afin d’assurer une coordination documentaire fluide et fiable.
Dans ce rôle, vous serez responsable de la création, de l’enregistrement, de la révision, de l’archivage et de la diffusion de différents types de documents, qu’il s’agisse de procédures, contrats, rapports, formulaires, dossiers techniques, documents de conformité ou supports administratifs. Vous veillerez à l’application des règles de nommage, de versionnage, de confidentialité et de conservation documentaire. Vous contribuerez également à améliorer les processus de gestion documentaire en proposant des méthodes plus efficaces, en réduisant les risques d’erreur et en facilitant l’accès à l’information pour les utilisateurs autorisés.
Le candidat idéal possède une excellente attention aux détails, une forte capacité d’organisation et une bonne maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion électronique des documents. Il sait travailler avec méthode, respecter des délais stricts et gérer plusieurs priorités simultanément. Une bonne communication est essentielle, car le poste implique des échanges réguliers avec des collaborateurs de différents niveaux hiérarchiques et parfois avec des partenaires externes. La discrétion et le respect de la confidentialité sont également indispensables, notamment lors du traitement de documents sensibles.
Le Coordinateur de documents peut évoluer dans des environnements variés, tels que les entreprises industrielles, les cabinets de conseil, les établissements de santé, les organismes publics, les sociétés d’ingénierie ou les structures juridiques. Quelle que soit l’activité, sa mission reste la même : garantir l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité des documents nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste convient à une personne appréciant les environnements structurés, les processus clairs et le travail de coordination transverse. En rejoignant notre équipe, vous contribuerez directement à la fiabilité de l’information, à la conformité des opérations et à l’efficacité globale de l’entreprise, tout en participant à l’amélioration continue des pratiques documentaires.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Coordonner la réception, l’enregistrement et la diffusion des documents internes et externes.
- Assurer le classement physique et numérique des documents selon les procédures établies.
- Contrôler les versions, les dates de révision et l’historique des documents.
- Veiller au respect des règles de confidentialité, d’accès et d’archivage.
- Collaborer avec les différents services pour collecter, mettre à jour et valider les documents.
- Préparer les dossiers documentaires nécessaires aux audits, projets ou contrôles qualité.
- Maintenir à jour les bases de données et systèmes de gestion documentaire.
- Identifier les écarts documentaires et proposer des actions correctives adaptées.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, gestion documentaire, secrétariat ou domaine connexe.
- Expérience préalable dans un poste administratif ou de coordination documentaire.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion documentaire.
- Grande rigueur, sens du détail et capacité à respecter des procédures strictes.
- Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale en français.
- Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec plusieurs équipes.
- Connaissance des principes d’archivage, de traçabilité et de contrôle des versions.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous en gestion ou coordination de documents ?
- Avez-vous déjà utilisé un système de gestion électronique des documents ?
- Comment assurez-vous l’exactitude et la mise à jour des documents ?
- Quelle est votre méthode pour gérer plusieurs priorités en même temps ?
- Avez-vous déjà participé à un audit nécessitant une préparation documentaire ?
- Comment traitez-vous les documents confidentiels ou sensibles ?
